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5 dicas de controle de licenciamento de softwares para sua empresa

Ter o controle do licenciamento de softwares de uma empresa é algo fundamental no departamento de TI, onde além de manter tudo organizado, faz com que não sejam gastos valores absurdos com multas e outros fatores decorrentes de uma gestão fraca.

Uma otimização do uso dos softwares deve estar a par dos direitos das licenças, onde a área de TI responsável por deixar tudo 100%, precisa ter um acesso rápido a qualquer dado solicitado para a comprovação do mesmo. Além disso todo o alinhamento deve também estar conectado ao setor financeiro, para que os pagamentos sejam feitos automaticamente e a empresa não corra o risco de ser auditada.

Porém hoje boa parte das empresas de TI não contam com uma gestão de licenciamento de software efetiva, (o que não é o caso da Encript, faça uma avaliação gratuita), e por isso resolvemos apresentar a vocês leitores do blog 5 dicas essenciais de controle.

Verifique quais delas a sua empresa executa atualmente e saiba se o controle é ou não eficaz.

5 dicas de controle de licenciamento de softwares para sua empresa

As cinco dicas para o controle são:

  • Gerenciamento com mais tecnologia
  • Responsabilidades e funções atribuídas para o pessoal de TI
  • Saiba que ter o controle das licenças é fundamental
  • Tenha um inventário de software e controle de softwares novos e obsoletos
  • Que tal migrar para a nuvem?

Gerenciamento com mais tecnologia. Por incrível que pareça, muitas empresas ainda realizam o controle dos licenciamentos de softwares em planilhas no Excel. O trabalho manual demanda muito tempo e não permite a consulta rápida da equipe de TI sobre os softwares que fazem parte da área de tecnologia da empresa. Sem contar que caso seja esquecido de incluir alguma informação, pode acarretar sérios problemas principalmente se licenciamento vier a expirar e ninguém estar a par desta situação.

O controle manual feito no Excel ainda dificulta o trabalho de saber em quais computadores cada um dos softwares estão instalados, quais as utilizações, até quando as licenças são válidas, como estão configuradas as aplicações e diversos outros fatores que podem ser melhorados com a implementação de tecnologias. Há diversos softwares de gestão, que são capazes de coletar todos os dados de forma automática, otimizando principalmente o tempo da equipe de TI e dos auditores.

A Microsoft, por exemplo, conta com o Software Assurance, porém ele ajuda somente a gerenciar softwares da própria Microsoft.

Responsabilidades e funções atribuídas para o pessoal de TI. É preciso ter um controle diário das licenças de uso dos softwares, algo que precisa ser atribuído por um gestor a equipe de TI de sua empresa. Independente de ter 1 ou 100 softwares, é preciso haver responsabilidades principalmente de monitoramento com relação as licenças. As falhas acabam trazendo inúmeros prejuízos e isto precisa ser controlado por alguém responsável na área.

Serviços de TI

Saiba que ter o controle das licenças é fundamental. Se uma empresa é auditada e há falhas no gerenciamento das licenças, quem sai prejudicado com a multa? Todos. Afinal quando há um desfalque econômico na empresa, todas as áreas, seja de produção, TI, logístico, entre outros, acabam “pagando” o preço, com demissões em massa e outras atitudes para diminuir o déficit causado pelo pagamento da mesma. De algum lugar é preciso sair para cobrir os gastos. Por isso é importante frisar para a equipe de TI, donos de empresas e todos os responsáveis, que o controle é fundamental para o bom funcionamento e prosperidade do business.

Tenha um inventário de software e controle ferramentas novas e obsoletas. Organização é tudo não é mesmo? Toda empresa que se preze deve ter um inventário de softwares, algo que irá funcionar como um “almoxarifado”. Assim a equipe e gestores de TI podem saber em poucos minutos se as máquinas da empresa estão com softwares licenciados e se estão fluindo ou apresentando erros. Com o acompanhamento em tempo real deste inventário, é possível definir também estratégias de compras, onde havendo a necessidade da aquisição de novas licenças é fácil saber quantas máquinas irão precisar do upgrade.

Outra dica neste mesmo tema é saber quais softwares se tornaram obsoletos. Afinal nenhuma empresa quer ficar gastando dinheiro com licenciamento, só porque está na planilha de renovações, quando o mesmo nem é mais utilizado. Sempre faça um controle adequado dos softwares que estão em desuso pela empresa, assim o risco de renovar uma licença “a toa” é praticamente zero.

Que tal migrar para a nuvem? Separamos a melhor dica para o final. Já pensou não ter que ficar se preocupando tanto com o licenciamento de softwares de uma máquina? E também não se preocupar tanto quando eles estão ou não sendo usados? Os provedores de serviços em nuvem, realizam todas as atividades de controle, dos quais são pagos conforme a sua utilização. Além disso, não é preciso se preocupar com o upgrade de máquinas, tornando-as mais robustas para que possam rodar os softwares físicos, o que hoje é um gasto considerado atualmente desnecessário.

Aprenda mais sobre as vantagens dos serviços de TI na nuvem e avalie a possibilidade de migrar a operação de sua empresa para esta tecnologia. Qualquer coisa que precisar, pode contar com a Encript!